Zásady společnosti KOFR při zpracování a ochraně osobních údajů
Společnost KOFR-ELSPO s.r.o. (dále jen KOFR nebo Společnost) v souvislosti s účinností nařízení Evropského Parlamentu a Rady EU č. 2016/67 – Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, známé též pod zkratkou GDPR, přijala tyto zásady zpracování osobních údajů.
Jejich cílem poskytnout všem fyzickým osobám, o nichž zpracováváme jejich osobní údaje, jasný a přehledný výčet zpracovávaných osobních údajů, informace za jakým účelem tak činíme, na základě jakých právních titulů a po jakou dobu tyto osobní údaje zpracováváme, komu a proč je předáváme, a zejména poskytnout fyzickým osobám přehledný výčet jejich práv a postupů, jak tyto práva mohou vůči nám uplatnit.
Jejich cílem poskytnout všem fyzickým osobám, o nichž zpracováváme jejich osobní údaje, jasný a přehledný výčet zpracovávaných osobních údajů, informace za jakým účelem tak činíme, na základě jakých právních titulů a po jakou dobu tyto osobní údaje zpracováváme, komu a proč je předáváme, a zejména poskytnout fyzickým osobám přehledný výčet jejich práv a postupů, jak tyto práva mohou vůči nám uplatnit.
1. Čí osobní údaje zpracováváme?
Zpracováváme osobní údaje:
našich zákazníků, jimž jsou osoby, které s naší Společností uzavřely kupní smlouvu nebo smlouvu o dílo a také jejich ručitelů či osob, které zajišťují závazek z uzavřené smlouvy, potencionálních zákazníků, jimž jsou osoby, se kterými naše Společnost jedná za účelem přípravy smlouvy (objednávka, posouzení vad), ač k uzavření smlouvy doposud nedošlo (zpracování osobních údajů potencionálního klienta naše Společnost provádí i v případě, že jednání o uzavření smlouvy budou ukončena před jejím uzavřením a obchodní případ nebude realizován), jejich ručitelů či osob, které zajišťují závazek z uzavřené smlouvy, našich smluvních partnerů a dodavatelů, kteří nám poskytují své služby či dodávají své výrobky, uchazečů o zaměstnání, kteří nás kontaktovali prostřednictvím webového formuláře nebo emailem a projevili zájem o zaměstnání v naší Společnosti, zaměstnanců, účastníků našich soutěží, které naše Společnost vyhlašuje na svých webových stránkách či sociálních sítích, zájemců o naši Společnost, kterými jsou osoby, které nás kontaktovali prostřednictvím e-mailu, položili nám dotaz na našich stránkách na sociálních sítích, komunikovali s námi prostřednictvím chatovacích služeb nebo za použití jiných elektronických služeb, odběratelů našich newsletterů, kterými jsou osoby, které se přihlásily k odebírání našich newsletterů. Společnost osobní údaje shora uvedených fyzických osob (jinak také subjektů údajů dle GDPR) zpracovává jako správce osobních údajů, neboť si sama volí účely a prostředky zpracování a odpovídá za to, že jím prováděné zpracování je v souladu se zásadami GDPR.
našich zákazníků, jimž jsou osoby, které s naší Společností uzavřely kupní smlouvu nebo smlouvu o dílo a také jejich ručitelů či osob, které zajišťují závazek z uzavřené smlouvy, potencionálních zákazníků, jimž jsou osoby, se kterými naše Společnost jedná za účelem přípravy smlouvy (objednávka, posouzení vad), ač k uzavření smlouvy doposud nedošlo (zpracování osobních údajů potencionálního klienta naše Společnost provádí i v případě, že jednání o uzavření smlouvy budou ukončena před jejím uzavřením a obchodní případ nebude realizován), jejich ručitelů či osob, které zajišťují závazek z uzavřené smlouvy, našich smluvních partnerů a dodavatelů, kteří nám poskytují své služby či dodávají své výrobky, uchazečů o zaměstnání, kteří nás kontaktovali prostřednictvím webového formuláře nebo emailem a projevili zájem o zaměstnání v naší Společnosti, zaměstnanců, účastníků našich soutěží, které naše Společnost vyhlašuje na svých webových stránkách či sociálních sítích, zájemců o naši Společnost, kterými jsou osoby, které nás kontaktovali prostřednictvím e-mailu, položili nám dotaz na našich stránkách na sociálních sítích, komunikovali s námi prostřednictvím chatovacích služeb nebo za použití jiných elektronických služeb, odběratelů našich newsletterů, kterými jsou osoby, které se přihlásily k odebírání našich newsletterů. Společnost osobní údaje shora uvedených fyzických osob (jinak také subjektů údajů dle GDPR) zpracovává jako správce osobních údajů, neboť si sama volí účely a prostředky zpracování a odpovídá za to, že jím prováděné zpracování je v souladu se zásadami GDPR.
2. Jaké osobní údaje zpracováváme?
Identifikační údaje: umožňující identifikovat osobu, se kterou komunikujeme nebo poskytujeme naše služby, zejména jméno, příjmení, v případě našich zákazníků a smluvních partnerů také bydliště, sídlo nebo místo podnikání, datum narození, IČO, DIČ, název obchodní firmy, atd.
Kontaktní údaje: umožňující nám se s vámi spojit, zejména e-mailovou adresu, číslo mobilního telefonu, adresu, IP adresu, atd.,
Údaje, které vytváříte svou aktivitou: tyto osobní údaje získáváme na základě komunikace s Vámi a prostřednictvím poskytování našich služeb, např. v případě našich zákazníků získáváme údaje o druhu zakoupených výrobků, jejich ceně, v případě odběratelů našich newsletterů pak o tom, jaké oblast naší činnosti je zajímá. osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb (údaje o uzavřených smlouvách, druhu zakoupených výrobků, platební historii, změnách smluv, apod.); osobní údaje získané na základě komunikace mezi naší Společností a fyzickou osobou (IP adresa, adresa na sociální sítě, písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatovou komunikace atd.);
Kontaktní údaje: umožňující nám se s vámi spojit, zejména e-mailovou adresu, číslo mobilního telefonu, adresu, IP adresu, atd.,
Údaje, které vytváříte svou aktivitou: tyto osobní údaje získáváme na základě komunikace s Vámi a prostřednictvím poskytování našich služeb, např. v případě našich zákazníků získáváme údaje o druhu zakoupených výrobků, jejich ceně, v případě odběratelů našich newsletterů pak o tom, jaké oblast naší činnosti je zajímá. osobní údaje vyplývající z navázaného smluvního vztahu a poskytování služeb (údaje o uzavřených smlouvách, druhu zakoupených výrobků, platební historii, změnách smluv, apod.); osobní údaje získané na základě komunikace mezi naší Společností a fyzickou osobou (IP adresa, adresa na sociální sítě, písemné zápisy z osobní komunikace, písemnou a elektronickou komunikaci, chatovou komunikace atd.);
3. Jaký máme zákonný důvod pro zpracování vašich osobních údajů?
Protože naše Společnost shromažďuje shora uvedené osobní údaje, má postavení správce osobních údajů a je povinna se při jejich zpracování řídit platnými právními předpisy, zejména jde o nařízení EU 2016/679 – obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR).
Vámi poskytnuté osobní údaje jsme oprávnění zpracovávat bez udělení souhlasu, protože je jejich zpracování nezbytné pro:
splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zákazník, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost zákazníka, pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahuje (např. účetní a daňové předpisy, povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně spotřebitele) účely oprávněných zájmů Společnosti – zejména pro účely vedení evidence, vyřizování stížností, zamezení protiprávního jednání vůči zákazníkům, vymáhání pohledávek, nabídku dalších produktů Společnosti zákazníkovi. Při zasílání obchodních sdělení se dále řídíme ustanoveními z.č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.
Za účelem zkvalitňování našich služeb a cíleného informování o našich výrobcích využíváme službu automatického profilování. Jejím cílem je, abychom vás prostřednictvím e-mailové komunikace informovali pouze o tom segmentu našich výrobků a služeb, o který jste nákupem, dotazem, atd. projevil zájem. Naše webové stránky mohou využívat technologie retargetingu od služby Sklik. Ta nám umožňuje ukázat návštěvníkům, kteří již projevili zájem o naše produkty, naše reklamy v reklamní síti společnosti Seznam.cz, a.s. Remarketingové reklamy využíváme také v síti AdWords společnosti Google. Zobrazení reklam můžete regulovat přímo ve svém Google účtu, nebo v nastavení cookies ve svém prohlížeči.
Vámi poskytnuté osobní údaje jsme oprávnění zpracovávat bez udělení souhlasu, protože je jejich zpracování nezbytné pro:
splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je zákazník, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost zákazníka, pro splnění právní povinnosti, která se na Společnost vztahuje (např. účetní a daňové předpisy, povinnosti vyplývající ze zákona o ochraně spotřebitele) účely oprávněných zájmů Společnosti – zejména pro účely vedení evidence, vyřizování stížností, zamezení protiprávního jednání vůči zákazníkům, vymáhání pohledávek, nabídku dalších produktů Společnosti zákazníkovi. Při zasílání obchodních sdělení se dále řídíme ustanoveními z.č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti.
Za účelem zkvalitňování našich služeb a cíleného informování o našich výrobcích využíváme službu automatického profilování. Jejím cílem je, abychom vás prostřednictvím e-mailové komunikace informovali pouze o tom segmentu našich výrobků a služeb, o který jste nákupem, dotazem, atd. projevil zájem. Naše webové stránky mohou využívat technologie retargetingu od služby Sklik. Ta nám umožňuje ukázat návštěvníkům, kteří již projevili zájem o naše produkty, naše reklamy v reklamní síti společnosti Seznam.cz, a.s. Remarketingové reklamy využíváme také v síti AdWords společnosti Google. Zobrazení reklam můžete regulovat přímo ve svém Google účtu, nebo v nastavení cookies ve svém prohlížeči.
4. Rozsah zpracování a doba zpracování
Vaše osobní údaje vždy zpracováváme pouze v nezbytně nutné rozsahu dle druhu služeb, které vám poskytujeme a v rozsahu stanoveném právními předpisy, kterými jsme při podnikání vázáni.
Rozsah osobních údajů zpracovávaných o zákaznících, potencionálních zákaznících, ručitelích a smluvních partnerech vyplývá z právních předpisů upravující uzavírání kupních smluv a smluv o dílo.
V ostatních případech zpracováváme pouze ty informace, které nám při komunikaci s naší Společností sdělíte (obvykle jde telef. kontakt a e-mailovou adresu)
Doba zpracování je dána především právními předpisy vztahujícími se naší podnikatelské činnosti (zejména povinnost prokázat splnění daňových povinností a řádné vedení účetnictví), podle nichž jsme povinni uchovávat dokumenty, na nichž jsou uvedeny vaše osobní údaje.
Z tohoto důvodu zpracováváme osobní údaje našich zákazníků, jejich ručitelů či osob, které zajišťují splnění uzavřené smlouvy po 10 let od uzavření poslední smlouvy, potencionálních zákazníků po 5 let od posledního kontaktu, našich smluvních partnerů po 10 let od ukončení poslední smlouvy, účastníků našich soutěží po 5 let od posledního jejich účasti v poslední soutěži, uchazečů o zaměstnání po dobu výběrového řízení + 2 roky, u zaměstnanců po 50 let od ukončení pracovního poměru, zájemců o naši Společnost po 5 let od posledního kontaktu mezi námi a zájemcem, odběratelů našich newsletterů do doby, než se odhlásí od odebírání příslušného newsletteru.
Rozsah osobních údajů zpracovávaných o zákaznících, potencionálních zákaznících, ručitelích a smluvních partnerech vyplývá z právních předpisů upravující uzavírání kupních smluv a smluv o dílo.
V ostatních případech zpracováváme pouze ty informace, které nám při komunikaci s naší Společností sdělíte (obvykle jde telef. kontakt a e-mailovou adresu)
Doba zpracování je dána především právními předpisy vztahujícími se naší podnikatelské činnosti (zejména povinnost prokázat splnění daňových povinností a řádné vedení účetnictví), podle nichž jsme povinni uchovávat dokumenty, na nichž jsou uvedeny vaše osobní údaje.
Z tohoto důvodu zpracováváme osobní údaje našich zákazníků, jejich ručitelů či osob, které zajišťují splnění uzavřené smlouvy po 10 let od uzavření poslední smlouvy, potencionálních zákazníků po 5 let od posledního kontaktu, našich smluvních partnerů po 10 let od ukončení poslední smlouvy, účastníků našich soutěží po 5 let od posledního jejich účasti v poslední soutěži, uchazečů o zaměstnání po dobu výběrového řízení + 2 roky, u zaměstnanců po 50 let od ukončení pracovního poměru, zájemců o naši Společnost po 5 let od posledního kontaktu mezi námi a zájemcem, odběratelů našich newsletterů do doby, než se odhlásí od odebírání příslušného newsletteru.
5. Jaký je zdroj osobních údajů, jež zpracováváme, a komu vaše osobní údaje předáváme?
Zpracováváme výhradně osobní údaje, které nám předáváte či které sami svou aktivitou vytváříte.
Nezískáváme jakékoliv osobní údaje od třetích osob, nekupujeme žádné databáze osobních údajů.
Osobní údaje, které jsme od Vás získali, předáváme výhradně subjektům, které pro nás zajišťují některé služby a které zaručují vysoký standard ochrany zpracovávaných osobních údajů. Jedná se zejména o: subjekty, poskytující naší Společnosti účetní, daňové či právní služby, poskytovatele IT služeb – subjekty poskytující naší Společnosti webhostingové služby, cloudové služby, služby řešení pro hromadné rozesílaní e-mailu, poskytovatelé CRM a účetního systému, poskytovatelé chatovacích služeb, správce webových stránek, externí reklamní systémy.
Osobní údaje nepředáváme či neprodáváme třetím osobám. V rámci oprávnění stanoveného právními předpisy jsme povinni zpracovávané osobní údaje poskytnout na základě žádosti státním orgánům, soudům a státem určeným dohledovým orgánům.
Nezískáváme jakékoliv osobní údaje od třetích osob, nekupujeme žádné databáze osobních údajů.
Osobní údaje, které jsme od Vás získali, předáváme výhradně subjektům, které pro nás zajišťují některé služby a které zaručují vysoký standard ochrany zpracovávaných osobních údajů. Jedná se zejména o: subjekty, poskytující naší Společnosti účetní, daňové či právní služby, poskytovatele IT služeb – subjekty poskytující naší Společnosti webhostingové služby, cloudové služby, služby řešení pro hromadné rozesílaní e-mailu, poskytovatelé CRM a účetního systému, poskytovatelé chatovacích služeb, správce webových stránek, externí reklamní systémy.
Osobní údaje nepředáváme či neprodáváme třetím osobám. V rámci oprávnění stanoveného právními předpisy jsme povinni zpracovávané osobní údaje poskytnout na základě žádosti státním orgánům, soudům a státem určeným dohledovým orgánům.
6. Jaká máte práva v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů?
Máte právo požadovat po naší Společnosti přístup ke svým osobním údajům za účelem zjištění rozsahu osobních údajů, které o vás zpracováváme. Obdržíte od nás písemně informaci o všech osobních údajích, které o Vás zpracováváme, práva ostatních osob však nesmí být dotčena.
Máte právo požadovat po naší Společnosti opravu svých osobních údajů. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.
Máte právo požadovat po naší Společnosti omezení zpracování svých osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů naší Společností či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.
Máte právo požadovat po naší Společnosti výmaz zpracovávaných osobních údajů (právo být zapomenut) v případech stanovených v GDPR. Za situace, kdy jsme právními předpisy povinni vaše osobní údaje zpracovávat vám po tuto zákonnou dobu nebudeme moci vyhovět.
Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem naší Společnosti. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování Vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování na straně Společnosti nepřevažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky bez zbytečného odkladu přestaneme Vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných naší Společností v případě, že je zpracování Vašich osobních údajů založeno na smlouvě, či její přípravě či na základě Vámi poskytnutého souhlasu a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.
V případě, že nechcete, abychom vám zasílali do vaši e-mailové schránky informace o našich novinkách, výhodných nabídkách či akcích, vždy máte možnost v zápatí příslušného sdělení ohlásit, že si již nepřejete, abychom vám zasílali další obchodní sdělení.
Máte právo požadovat po naší Společnosti opravu svých osobních údajů. Jakékoliv nepřesné, či neaktuální osobní údaje na základě vašeho podnětu opravíme či doplníme.
Máte právo požadovat po naší Společnosti omezení zpracování svých osobních údajů ve vymezených případech, zejména pokud popíráte přesnost svých osobních údajů, uplatnili jste námitku proti zpracování vašich osobních údajů naší Společností či odmítáte jejich výmaz z důvodů ochrany svých právních nároků či nesouhlasíte s jejich výmazem a požaduje namísto toho omezení zpracování svých osobních údajů.
Máte právo požadovat po naší Společnosti výmaz zpracovávaných osobních údajů (právo být zapomenut) v případech stanovených v GDPR. Za situace, kdy jsme právními předpisy povinni vaše osobní údaje zpracovávat vám po tuto zákonnou dobu nebudeme moci vyhovět.
Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že důvodem zpracování je oprávněný zájem naší Společnosti. V tomto případě jsme povinni ukončit zpracování Vašich osobních údajů, pokud závažné oprávněné důvody pro zpracování na straně Společnosti nepřevažují nad Vašimi zájmy nebo právy a svobodami. Máte právo vznést námitku proti zpracování svých osobních údajů v případě, že je zpracování prováděno pro účely přímého marketingu. Na základě vaší písemně uplatněné námitky bez zbytečného odkladu přestaneme Vaše osobní údaje pro tento účel zpracovávat.
Máte právo na přenositelnost svých osobních údajů zpracovávaných naší Společností v případě, že je zpracování Vašich osobních údajů založeno na smlouvě, či její přípravě či na základě Vámi poskytnutého souhlasu a zpracování je prováděno automatizovaně. Vaše osobní údaje vám předáme v běžném, strojově čitelném formátu nebo je předáme osobě, kterou určíte.
V případě, že nechcete, abychom vám zasílali do vaši e-mailové schránky informace o našich novinkách, výhodných nabídkách či akcích, vždy máte možnost v zápatí příslušného sdělení ohlásit, že si již nepřejete, abychom vám zasílali další obchodní sdělení.
6. Jak svá práva vůči naší Společnosti můžete uplatnit?
Vaše práva vztahující ke zpracování osobních údajů můžete uplatnit pouze písemně v listinné formě zasláním na adresu našeho sídla či naší provozovny.
Proto, abychom Vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neprovedli jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl Váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen.
Na základě takto ověřené skutečnosti, zaevidujeme Vaše uplatnění práv a do 30ti dnů od doručení na adresu našeho sídle či provozovny Vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě Vašeho uplatnění práv přijali.
Dovolujeme si Vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.
Proto, abychom Vaše osobní údaje nepředali třetí osobě, či s nimi neprovedli jinou nezákonnou operaci, je nezbytné, aby byl Váš podpis na uplatnění práv úředně ověřen.
Na základě takto ověřené skutečnosti, zaevidujeme Vaše uplatnění práv a do 30ti dnů od doručení na adresu našeho sídle či provozovny Vás budeme informovat o tom, jaká opatření jsme na základě Vašeho uplatnění práv přijali.
Dovolujeme si Vás upozornit, že zjevně nedůvodné nebo nepřiměřené žádosti subjektů práv jsme oprávnění odmítnout či za jejich vyřízení uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady spojené s vyřízení této žádosti.
7. Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnosti proti zpracování vašich osobních údajů ze strany naší Společností nebo pokud se domníváte, že naše Společnosti neplní své povinnosti vztahující se zpracování vašich osobních údajů, a to dozorovému orgánu, kterým je
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz
Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7
www.uoou.cz